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VOTO: 77/100

DESCRIZIONE: La digitalizzazione dei documenti ha portato una serie di vantaggi, la riduzione dell’utilizzo di carta, il risparmio nella spedizione, la liberazione di spazi fisici e la facilità di modificare gli stessi documenti sono solo alcuni di quelli positivi, ma ne esiste anche uno negativo:  la difficoltà a tener traccia dell’avvenuto recapito e presa visione di documenti importanti.

Bozze di contratti, proposte di lavoro, preventivi, documenti legali in genere hanno bisogno di un servizio in grado di garantirne l’integrità e l’avvenuta presa visione che non è normalmente assicurata da un semplice scambio mail. L’applicazione che proviamo per voi  aiuta proprio a gestire questo tipo di processo, oggi parliamo di DocShaker.

La homepage vi chiede di registrarvi promettendo un sign-up in 10 secondi, promessa mantenuta, specie se siete veloci a digitare sulla tastiera. Il sistema vi porta in automatico ad una classica pagina di gestione centralizzata che vi permette di:

• aggiungere un cliente, prendete in senso lato questo termine che più propriamente va ad identificare un destinatario dei documenti
• creare un template ovvero una forma base di documento che potrete andare a modificare successivamente per adattarlo alle singole esigenze, un template può essere un contratto, una proposta di collaborazione, un preventivo ecc. potete copiare e incollare direttamente da vostri documenti preesistenti o crearli con un editor interno che ha il vantaggio di avere un supporto semplificato a campi di tipo fill blank (gli spazi da riempire con dati anagrafici e simili) molto utile in questo genere di documenti
• creare un documento grazie all’unione di cliente e template (eventualmente modificato per gli scopi specifici)
• avere una preview in pdf o in html del documento che state per spedire
• spedire il documento
• mantenere un archivio ordinato e suddiviso per cliente/destinatario di tutti i vostri documenti più delicati e importanti

Il consiglio per sfruttare al meglio le funzionalità di DocShaker è di inserire ma della spedizione delle condizioni per l’apertura quelle a disposizione sono di due tipi:

• autenticazione, vi permette di chiedere delle verifiche prima dell’accesso al documento circa l’identità del destinatario, in questo modo sarete certi che la persona che leggerà il documento sarà proprio quella voluta e al contempo avrete una prova dell’avvenuta lettura
• tempo, potete inserire una data e un’ora ultima entro la quale il documento deve essere letto, oltre il file si auto distruggerà

Il sistema vi chiede se porre una versione online (non trovabile dai motori di ricerca e protetta con SSL encryption) o se semplicemente spedire il tutto, il destinatario per visualizzare il messaggio dovrà inserire i dati da voi richiesti che saranno una prova dell’avvenuta ricezione e del recapito alla persona corretta.

DocShaker offre anche la possibilità di far firmare digitalmente i documenti con OpenID o Twitter account, tuttavia è giusto ricordare che nessuno dei due metodi ha un valore riconosciuto in Italia, ci auguriamo che il servizio possa presto integrare anche firme digitali e Pec (posta online certificata).

COSTO: Doc Shaker è completamente gratuito per un utilizzo limitato a 5 documenti inviati al mese, mentre vi sono 3 pacchetti a pagamento:

• basic, 24 dollari al mese per 15 documenti totali inviabili
• standard, 49 dollari al mese  per 35 documenti inviabili
• professional, 99 dollari al mese  per 100 documenti inviabili

Consigliamo i pacchetti a pagamento a società di dimensioni tali che ne possano fare un vero utilizzo e a studi legali, per tutti gli altri i 5 documenti inclusi nell’abbonamento gratuito saranno più che sufficienti.

PRO

• Gestione di documenti importanti che si svincola dalla “leggerezza” tipica delle mail
• Taglio di costi per le spese postali in tutte quelle fasi di negoziazione in cui non è necessario far circolare carta inutilmente
• Metodi di firma digitale e di certificazione consegna messaggi innovativi

CONTRO

• La piattaforma ha ancora qualche bug e difetto di gioventù
• Sistema di firma digitale purtroppo non riconosciuto legalmente in Italia

SITO WEB: www.docshaker.com

VOTO: 77/100

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